Cách scan tài liệu bang may photocopy
Máy photocopy là các loại máy thông dụng đối với nhiều công ty lớn hiện nay. Thời đại technology phát triển, các tài liệu giấy ngày dần ít đi, đa số các tài liệu giấy được lưu trữ và sao chép thông qua vật dụng scan. Tính năng scan được tích vừa lòng trên thứ photocopy giúp doanh nghiệp tiện lợi trong việc sao lưu xuất xắc gửi đi các văn bản tài liệu. tamsukhuya.com xin share đến doanh nghiệp cụ thể cách scan trên đồ vật photo qua nội dung bài viết sau, giúp đỡ bạn thao tác cấp tốc và hiệu quả hơn.
Bạn đang xem: Cách scan tài liệu bang may photocopy
1. Scan là gì?
Scan còn được gọi là máy quét, là lắp thêm quét những thông tin dữ liệu (hình ảnh và chữ) trên giấy tờ hoặc bên trên thẻ cứng (namecard) thành dữ liệu, hình ảnh, file lưu trữ trên vật dụng tính, điện thoại cảm ứng bằng công nghệ quang học của dòng sản phẩm scan. Technology quét ánh sáng này ghi nhận thông tin cần quét dạng bạn dạng cứng rồi chuyển sang dạng phiên bản mềm để tàng trữ vào thiết bị.
Kết quả sau khoản thời gian scan dữ liệu sẽ được chuyển lịch sự file lưu trữ như JPEG, PDF, BMP,… Định dạng tàng trữ sẽ do người tiêu dùng lựa chọn phù hợp với yêu mong công việc.
Máy scan có phương pháp hoạt cồn ngược so với trang bị in cùng máy photocopy. Đối với thiết bị scan thực hiện thao tác làm việc chuyển các sách vở và giấy tờ ở dạng bản cứng sang các file dạng bản mềm (tập tin, tài liệu) tàng trữ trên máy vi tính và số đông file này có thể chuyển sang dạng word, excel để chỉnh sửa thêm. Còn thứ photocopy là chuyển hình hình ảnh bản mượt thành dạng bản cứng (tài liệu giấy).
2. Sử dụng scan tư liệu trong trường vừa lòng nào?
Scan là tính năng hữu ích được tích hòa hợp trong thiết bị photocopy giúp doanh nghiệp tàng trữ tài liệu tiện lợi và nhanh chóng.
Doanh nghiệp thường xuyên sử dụng vật dụng photocopy tích hợp scan để hỗ trợ lưu trữ và sao chép tài liệu quan trọng. Công dụng scan thành lập thay cầm cho phương thức lưu trữ tài liệu truyền thống. Cách thức lưu trữ truyền thống lâu đời sẽ không bảo quản tài liệu trong thời hạn dài, dễ bị thất lạc. Đặc biệt số đông doanh nghiệp chuyển động đã thọ có số lượng tài liệu và giấy tờ đặc biệt rất nhiều.
Vì vậy, công ty lớn sử dụng chức năng scan để giúp cho việc lưu trữ và sao chép tài liệu bạn dạng gốc một cách đối chọi giản, thuận tiện hơn. Giảm nguy cơ mất thông tin đặc biệt quan trọng và máu kiệm giá cả in ấn.
Sử dụng scan nhằm số hóa tài liệu lưu trữ dưới dạng PDF và thiết lập mã bảo mật quyền truy vấn cập. Bức tốc độ bảo mật thông tin cho dữ liệu đặc biệt quan trọng của doanh nghiệp, kị bị rò rỉ thông tin mật.
Trong trường thích hợp tài liệu của công ty bạn bị mất, nếu như bạn đã scan tài liệu với lưu trên vận dụng như: đám mây, google drive,… thì sẽ phục sinh lại được gần như dữ liệu đã bị mất. Scan còn tích hợp chức năng share tài liệu, được quét qua mail để chúng ta cũng có thể truy cập tin tức mọi lúc, số đông nơi.
3. Chi tiết cách scan trên sản phẩm công nghệ photocopy
3.1. Scan tài liệu
Các cách scan tư liệu trên máy tính thiết lập phần mượt scan:
Bước 1: Đặt tài liệu cần scan vào máy Sau khi sản phẩm scan đã liên kết với máy tính, úp mặt phẳng của tài liệu đề nghị quét xướng dưới, áp gần kề vào khía cạnh kính Đặt tài liệu tức thì ngắn theo đúng vị trí được ghi lại sẵnBước 2: Điều chỉnh thiết đặt máy scan bên trên màn hìnhTrên screen xuất hiện: bấm nút Start -> All Program -> Accessories -> lựa chọn Scanner và Camera Wizard Trong hộp Scanner & Camera Wizard sẽ xuất hiện thêm -> chọn Next Trong Tab Choose Scanning Preferences thiết lập chọn Picture Type -> chọn NextTrong vỏ hộp Picture Name và Destination, nhập tên để tại vị tên tệp tin -> chọn định dạng file JPG xuất xắc PDF -> lựa chọn nơi mong muốn lưu tệp tin -> lựa chọn NextSau khi hoàn chỉnh quá trình setup scan, dìm nút scan trên sản phẩm công nghệ để ban đầu scan tài liệuBước 3: chỉnh sửa tài liệuTrên hành lang cửa số Completing the Scanner và Camera Wizard, các bạn click vào link hiển thị nhằm quan sát tài liệu đã có được scan.Nếu không ưa chuộng và muốn điều chỉnh hoặc tùy chỉnh cấu hình lại scan, bạn click vào Back để quay trở lại cửa sổ Choose Scanning Preferences. Điều chỉnh lúc nào bạn cảm thấy sử dụng rộng rãi với tài liệu được scan.Bước 4: Nhấn chọn OK nhằm lưu lệnh điều chỉnh cài đặt. Dấn nút “Finish” để xong xuôi thao tác scan3.2. Scan màu
Cách scan trên đồ vật photo trong trường hợp mong mỏi scan màu, bạn chỉ cần thực hiện các thao tác như trên. Để điều chỉnh scan màu, ở bước 2 chúng ta chọn lệnh Full màu sắc / Text Photo nhằm scan màu. Các thao tác còn lại giống như như scan tài liệu thường.
3.3. Scan nhì mặt
Cách scan trên máy photo vào trường hợp bạn có nhu cầu scan hai mặt, chỉ việc thực hiện nay theo các thao tác làm việc như scan tài liệu thường. Nuốm vào đó, ở cách 2 bạn chọn lệnh “Tablet” hoặc lệnh “Original Feed Type” với bấm “2 Sided Original” nhằm scan hai mặt.
4. Hướng dẫn scan trên những loại máy photocopy
4.1. Bí quyết scan trên thứ photocopy Ricoh
Các bước để tiến hành scan trên thứ photocopy Ricoh:
Bước 1: Đặt bạn dạng gốc tài liệu ngơi nghỉ khay DF hoặc trên mặt kínhFile tư liệu có bạn dạng gốc 1 trang, hóa đối kháng giấy, giấy mỏng, bạn nên được sắp xếp tài liệu trên mặt kính để hạn chế giấy bị ráchĐối với phiên bản gốc tài liệu nhiều trang, chúng ta nên bỏ lên khay DFSau đó chọn phím “Scanner” trên screen cảm ứngBước 2: Bấm lựa chọn “Store File” -> bấm chọn “Store Only” để setup lệnh chỉ scan bản gốc vừa đặt lên trên khayBước 3: Đổi tên file theo yêu cầu của bạn, dễ dàng nhớ tuyệt nhất để thuận lợi trong quá trình tìm lại tệp tin khi đề xuất sử dụng những thông tin trong tệp tin scan. Bạn nhấn “Edit” nhằm đổi tên. Đổi tên hoàn thành nhấn lựa chọn “OK” để máy photocopy xác nhận nút lệnh.Bước 4: Để chuyển đổi các thiết đặt scan theo yêu cầu mong muốn của bạn, lựa chọn “Scan Setting” nhằm chọn những lệnh như sau:Lệnh “Full màu sắc / Text Photo”: nhằm scan màuLệnh “Black và White text”: nhằm scan white (máy photocopy Ricoh đã cài đặt chế độ mặc định là scan đen trắng yêu cầu không cần thiết đặt lại)Lệnh “Original Feed Type” và bấm “1 Sided Original”: để scan 1 mặtLệnh “Original Feed Type” cùng bấm “2 Sided Original”: nhằm scan 2 mặtCách thu xếp file scan chọn “Send tệp tin Type / Name”Lệnh “Single Page”: để scan từng trang thành 1 fileLệnh “Multi Page”: nhằm scan những trang vào 1 fileSau đó nhấn chọn “OK” nhằm lưu và chứng thực lệnh của máy photocopy Bước 5: sau khoản thời gian nhấn lựa chọn “OK”, sau cuối nhấn lựa chọn “Start” để bắt đầu scan với sẽ cho ra công dụng file scan như yêu ước của bạn
4.2. Cách scan trên đồ vật photocopy HP
Các bước để thực hiện scan trên vật dụng photocopy HP:
Bước 1: Click vào biểu tượng “HP Solution Center” trên screen máy tínhBước 2: Đặt bản gốc tư liệu úp xuống cùng bề mặt kính trang bị scanBước 3: Màn hình máy tính xách tay sẽ xuất hiện hình tượng chấp nhấn tài liệu gốcBước 4: chọn lệnh “Scan Settings Bước 5: dấn lệnh “Scan Picture” hoặc “Scan originals” từ bỏ màn hìnhBước 6: lựa chọn một thư mục để lưu các tài liệu được scan -> nhận nút “Save to File” nhằm lưu tập tin chứa trong một thư mụcBước 7: nhận lệnh “OK” nhằm lưu các làm việc đã được thiết lậpBước 8: thừa nhận lệnh “Scan” trên trang bị photocopy để bắt đầu quá trình scan tài liệu. Chúng ta cần để ý màn hình thứ tính, nếu gồm một hành lang cửa số pop-up xuất hiện thêm và yêu cầu chúng ta lưu tập tin thì các bạn điền thương hiệu tập tin theo yêu cầu và nhận lệnh ”Save”.Bước 9: Đóng hình tượng “HP Solution Center” với tìm tập tin vừa được scan theo tên bạn đã lưu trên máy vi tính của bạn
4.3. Giải pháp scan trên máy photocopy Toshiba
Các bước để tiến hành scan trên trang bị photocopy Toshiba:
Bước 1: Đặt phiên bản gốc đúng vị trí xung quanh kính hoặc bên trên khay DF. Sau đó chọn lệnh “Scanner” trên màn hình điều khiển của dòng sản phẩm photocopy ToshibaBước 2: Bấm chọn lệnh “Store File” -> chọn “Store Only” để lệnh chỉ scan bản gốc vừa để trên mặt kính hoặc trên khay DF Bước 3: lựa chọn “Edit” để đổi tên file. Lựa chọn “File” -> lựa chọn ô “File Name” để tại vị lại tên tệp tin theo yêu thương cầu của chúng ta -> chọn “File Format” để lựa chọn định dạng bạn có nhu cầu lưu (JPG, PDF,…) -> nhận “OK” nhằm lưu lệnh và dứt đặt tên và định dạng file.Bước 4: thiết lập chế độ scan. Bấm vào lệnh “Scan Setting” để thay đổi cài để scan, các lệnh rõ ràng như:Lệnh “Tablet”: scan 2 mặtLệnh “Single”: scan 1 mặtLệnh “Text / Photo”: scan tổng thể thông tin (chữ, ảnh) Lệnh “Text”: scan riêng phần chữLệnh “Color Mode”: lựa chọn chính sách scan trắng black hay scan màuLệnh “Resolution”: điều chỉnh độ phân giảiLệnh “Auto”: lựa chọn size khổ giấy A4, A5,…Sau đó chọn “Enter” để xác minh các lệnh vừa cài đặtBước 5: chọn “Start” để ban đầu scan tài liệu4.4. Biện pháp scan trên máy photocopy Fuji Xerox
Các bước để thực hiện scan trên trang bị photocopy Fuji Xerox:
Bước 1: Nạp bạn dạng tài liệu gốc trên bộ nạp tự động (ADF) hoặc trên mặt kínhBước 2: chọn lệnh “Services Home”Bước 3: lựa chọn lệnh “Store to lớn Folder”Bước 4: Chọn một số loại thư mục nhằm lưu tài liệu được scanBước 5: thừa nhận nút “Start” để ban đầu scanBước 6: Trở về màn hình hiển thị máy tính của khách hàng mở trình duyệt y web (Chrome, Microsoft Edge, ly Cốc, …) và gõ địa chỉ cửa hàng IP vật dụng photocopy Fuji Xerox. Bước 7: lựa chọn lệnh “Scan” tiếp nối chọn lệnh “File List“Bước 8: lựa chọn lệnh “File Number” -> tùy chọn định dạng tệp tin (PDF hoặc JPEG) -> nhấn chọn “Retrieve”Bước 9: nhận chọn download file về đồ vật hoặc chọn “ “Print File” để xuất file raBước 10: Hoặc lựa chọn “Print File” nhằm in tệp tin ra
5. Tổng kết
Qua bài viết tamsukhuya.com chia sẻ, hy vọng đã cung cấp đầy đầy đủ thông tin về kiểu cách scan trên máy photo của một trong những thương hiệu nổi tiếng, cũng giống như tầm đặc trưng của scan vào việc tàng trữ và xào luộc tài liệu. Mỗi thương hiệu sẽ có được cách scan trên trang bị photo khác nhau, công ty lớn nên để ý để sản phẩm công nghệ photocopy vận hành tốt và lâu dài.
Trên Sàn giao dịch thương mại điện tử B2B tamsukhuya.com có khá nhiều nhà cung cấp uy tín về những loại thành phầm máy photocopy tích phù hợp scan mang đến văn phòng với nhiều thương hiệu khét tiếng như: Samsung, Canon, HP,… Với cam kết hàng chủ yếu hãng, chất lượng cao và giá thành phải chăng, tamsukhuya.com là địa chỉ cửa hàng đáng tin yêu để quý khách hàng tìm cài sản phẩm.
