Cách viết thư trân trọng bằng tiếng anh

     

Email đang là phương tiện trao đổi thông tin nhanh chóng, được sử dụng rộng thoải mái trong quá trình và cuộc sống đời thường hiện nay.

Bạn đang xem: Cách viết thư trân trọng bằng tiếng anh

Đây không chỉ là là phương tiện đi lại kết nối, truyền đi thông điệp mà nó còn là đại diện cho sự chuyên nghiệp của fan sử dụng.

Nhưng thực tế không phải ai cũng biết cách sử dụng email một phương pháp chuyên nghiệp. Cùng vì đó, trong bài viết này, tamsukhuya.com xin chia sẻ cho tất cả chúng ta chi tiết công việc để trở cao quý thủ sử dụng email.

Nhưng trước khi bắt đầu vào phần chính, hãy thuộc tamsukhuya.com khám phá các phần căn phiên bản của một email thường thì trước nha.

1. Kết cấu của một e-mail thông thường

Greeting (Chào hỏi) Opening bình luận (Câu kính chào hỏi ban đầu) Introduction (Giới thiệu) Main point (Nội dung chính) Concluding sentence (Kết thúc email) Signing off

 

 

*

Nếu quan hệ giới tính giữa chúng ta và tín đồ nhận lắp thêm là quan hệ lịch sự, ta đề nghị sử dụng các danh xưng như Mr, Mrs,Ms…

Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ),

Dear Mr/Ms… (nếu biết tên người nhận) Dear Sir/Madam (nếu đo đắn tên fan nhận). Thank you for your email on April 1st. It was my pleasure meeting you at the conference last week.

 

Ví dụ: Dear Mrs.Price

Nếu mối quan hệ giữa các bạn và tín đồ nhận thư gần gũi hơn bạn cũng có thể đơn giản sử dụng tên riêng người đó trong câu xin chào hỏi

Ví dụ: Hi Kelly, Dear Kelly….

giả dụ bức thư mang nội dung làm quen thuộc hoặc xin chạm chán mặt cùng bạn chưa xuất hiện thong tin về tín đồ nhận thư bạn cũng có thể sử dụng “To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”

➢ tiếp sau là OPENING COMMENT, thông thường đây là những câu câu hỏi thăm về tình trạng sức khỏe khoắn hoặc thực trạng hiện trên của bạn nhận

How are you? How are things?

Nếu ngôn từ bức thư là 1 sự trả lời , chúng ta nên mở màn với từ bỏ cảm ơn “thanks”

Ví dụ:

Khi một người gửi một thư điện tử bày tỏ sự quan tiền tâm của họ về công ty bạn vẫn làm bạn có thể viết

Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn bởi đã liên lạc tới doanh nghiệp ABC)

Khi một người trả lời 1 bức thư mà bạn gửi cho tất cả những người đó :

Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vày đã hồi đáp)

Thank for getting back khổng lồ me (Cảm ơn đang hồi đáp)

Những câu cảm ơn trên vẫn làm fan đọc cảm tháy thoải mái và dễ chịu hơn và xúc cảm sự bắt đầu mang cảm hứng lịch sự

Trong trường vừa lòng bức thư không dựa vào 1 sự hồi đáp, cách thanh lịch để bắt đầu là gần như câu chúc:

I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe) I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô bao gồm một kỳ nghỉ vào ngày cuối tuần vui vẻ.)

➢ Phần tiếp sau của e-mail là INTRODUCTION. Trong phần này, chúng ta sẽ nêu rõ vì sao vì sao chúng ta viết email, tùy từng từng ngôi trường hợp rõ ràng mà họ có cách bắt đầu khác nhau. Các bạn có thể mở đầu bằng cụm từ bỏ sau đây:

I am writing to + verb…

 

 

Chúng ta tránh việc dùng I’m vào email cũng chính vì trong văn phong long trọng thì không dùng từ viết tắt.

I am writing to ask for the information about the English courses. (Tôi viết email này nhằm yêu ước quý vị đưa thông tin về khóa huấn luyện và đào tạo tiếng Anh.) I am writing to check if everything is ready for the launch of the product. (Tôi viết email này để soát sổ mọi thứ đang sẵn lịch sự cho việc tung ra sản phẩm mới chưa.) I am writing to reference to (Tôi viết thư nhằm tham khảo….) I am writing lớn enquire about…(Tôi viết thư nhằm yêu cầu….)

Đối với các mối quan hệ giới tính xã giao thì họ nên cần sử dụng các thắc mắc gián tiếp cùng dùng câu hỏi trực tiếp để dùng cho các mối tình dục thân thiết. Https://mshoagiaotiep.com/

I am writing to clarify some points of the contract. (Tôi viết email này để làm rõ một trong những điểm trong vừa lòng đồng.)

Ngoài ra các bạn cũng có thể dùng các từ cho cấu trúc trên như I am writing khổng lồ + complain/ explain/ confirm/ apologize. Để đa dạng mẫu mã cách viết, ta hoàn toàn có thể dùng “I would like to…” gắng cho “I am writing to…”. Đặc biệt, vào trường hòa hợp không cần long trọng quá, các chúng ta có thể dùng “I just want to…”

Chú ý các câu trong phần này đề xuất thực sự ngắn gọn và rõ mục đích vì nó phía trong phần đầu của email. Phải luôn luôn nhớ rằng fan đọc hy vọng đọc bức thư 1 cách nhanh chóng cùng gọn gàng. Chúng ta cũng phải để ý tới ngữ pháp, các vấn đề thiết yếu tả bởi vì sự chính xác trong phần này tác động đến ánh nhìn và cách review của bạn nhận thư về bạn

➢ Đến phần MAIN POINT, bởi đó là email nên bọn họ cần nêu vấn đề ngắn gọn, súc tích càng tốt.

Nếu bạn muốn đề cập đến những vấn đề tế nhị như khước từ một lời đề xuất hay thông tin cho một nhân viên anh ta bị thôi việc, hãy viết về điều đó ở mọi đoạn văn tiếp theo sau thay vì bắt đầu thư. Dưới đấy là một vài ba cách thông báo những tin tức không mấy thoải mái thuộc nhiều loại này:

We regret khổng lồ inform you… (Chúng tôi hết sức tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…) It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…) After careful consideration we have decided… (Sau khi đã xem xét cân nhắc, kỹ lưỡng công ty chúng tôi đã quyết định…) I am writing in reply to lớn your letter of 4 September regarding your outstanding invoice. (Tôi viết thư để trả lời lá thư của ông/bà gửi ngày 4 mon 9 về tờ hóa đơn chưa được thanh toán của khách hàng ông/bà)

Khi các bạn viết đến họ mà bạn có nhu cầu đề cập những câu hỏi đã dàn xếp trong lá thư trước đó, hãy dùng hầu như mẫu câu sau:

Further to lớn our conversation, I’m pleased khổng lồ confirm our appointment for 9.30am on Tuesday, 7 January. (Theo như bọn họ đã trao đổi, tôi hết sức vui được xác nhận lịch hứa hẹn của chúng ta vào hồi 9:30 sáng thứ bố ngày 7 tháng 1.) As you started in your letter, … (Như khi bạn bước đầu trong thư, …) Regarding … / Concerning … / With regards khổng lồ … (Về vấn đề… / tương quan đến… / tương quan với…) As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…) As you mentioned in the previous one,… (Như chúng ta đã đề cập trước đó…) As I know what you wrote me,… (Như hầu hết gì chúng ta đã viết đến tôi…)

Bạn cũng hoàn toàn có thể dùng phần lớn mẫu câu lịch lãm sau để hỏi về sự việc nào đó:

I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…) I wonder if you could … (Tôi trường đoản cú hỏi nếu như khách hàng có thể… ) Could you please …? Could you tell me something about …? (Bạn hoàn toàn có thể vui lòng… / chúng ta có thể cho tôi biêt về…) I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt ao ước biết…) I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm tới việc có thêm cụ thể về việc…) Could you please help me …(inform the student of final exam…), please? (Ông hoàn toàn có thể vui lòng giúp tôi … (thông báo cho học sinh của kỳ thi ở đầu cuối …), xin vui lòng?) I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của người tiêu dùng về…)

➢ Sau đấy, các chúng ta có thể dùng những câu CONCLUDING SENTENCE để kết thúc email như sau:

Let me know if you need anymore information. (Hãy mang lại tôi biết nếu anh bắt buộc them thông tin) Please get back khổng lồ me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất rất có thể nhé.) I look forward lớn hearing from you soon. (Tôi rất ý muốn sớm nghe tin trường đoản cú bạn.) Feel không tính phí to liên hệ me if you need further information. (Đừng ngại tương tác với tôi giả dụ anh đề nghị thêm tin tức nhé) I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn ví như ông/bà hoàn toàn có thể giải quyết sự việc này càng sớm càng tốt.) If you would lượt thích any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà đề xuất thêm thông tin gì, xin cứ contact với tôi.) I look forward to… (Tôi cực kỳ trông đợi…) Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy phúc âm ngay khi những ngài bao gồm thể). giả dụ bạn bước đầu bằng Dear Mr, Dear Mrs, Dear Miss, tuyệt Dear Ms, chúng ta nên ngừng thư bởi cụm sau: Yours sincerely, Yours faithfully,  (kính thư) Hoặc chúng ta cũng có thể dùng “Please bởi vì not hesitate to tương tác me…” để sửa chữa thay thế cho “Feel không tính tiền to liên hệ me…”

➢ Phần cuối cùng “SIGNING OFF” bao gồm 2 phần, đó là họ tên bạn gửi và các dòng chữ đi kèm như sau:

Trường hợp không trang trọng:

Best, Best wishes, Regards, Take care, Bye,

Trường hòa hợp trang trọng:

Best regards, Warm regards,

2. Các bước để có một email chuyên nghiệp

 

Bước 1: xác định xem bức thư có mang tính chất chất trang trọng hay không

Những bức thư mang ý nghĩa chất long trọng thường là nhằm mục đích mục đích khám phá thông tin, xin việc, đăng kí học tuyệt góp ý...

Thư mang tính chất cá thể thì khác, dù lâu năm hay ngắn thì hồ hết được viết theo ngôn ngữ nói với thoải mái, ko trang trọng, hay được dùng viết cho mái ấm gia đình hoặc chúng ta bè.

Bước 2: Xác định kết cấu một bức thư

kính chào đầu thư Đoạn văn giới thiệu: nêu lí bởi vì viết thư hoặc lời cảm ơn Nội dung: rất có thể là một haynhiều đoạn văn mẫu câu chuẩn bị kết thư: Nêu đều gì bạn mong muốn đợi từ fan nhận thư, cóthể là yêu thương cầu ý kiến sớm hoặc đề nghị gặp gỡ mặt... Chào kết thư Tên/ Chữ kí

Bước 3: Sử dụng những mẫu câu thường dùng khi viết thư

 

 

Thư mang ý nghĩa trang trọng

Thư thân mật

Chào đầu thư

Dear Mr/ Mrs + surname

Kính gửi Ông/ Bà + tên bọn họ (Dùng biện pháp viết này khi sẽ biết tên bọn họ của tín đồ nhận thư)

Hello/ Hi + name

Xin chào/ xin chào + tên

Dear Sir or Madam

Kính gửi Ngài/ Bà (Dùng bí quyết này khi chưa biết tên chúng ta của fan nhận)

Dear + name

Gửi + tên

Hi there!

Chào đằng ấy!

Bắt đầu viết thư

Thank you for your letter/ thư điện tử about...

Cảm ơn bức thư/ thư điện tử của ông/bà về…

Thanks for your letter/ email.

Cảm ơn bức thư trước của khách hàng nhé!

Many thanks for your letter/ email.

Cảm ơn bức thư/ email của ông/ bà vô cùng nhiều.

Thanks for writing khổng lồ me.

Cảm ơn vì đã đã viết thư đến mình

I am writing to lớn request information about/ inform you about/ complain about, apologise for...

Tôi viết thư này nhằm yêu cầu thông tin về…/ để thông tin cho ông/ bà về…/góp ý về…./ xin lỗi vì…

I am writing lớn tell you about...

Mình viết để nói với các bạn về…

I am writing with reference to your letter.

Tôi viết bức thư này để trả lời cho bức thư trước của bạn.

Guess what?

Bạn đoán được không?

I would like to offer congratulations on...

Let me congratulate you on...

Tôi mong đưa ra lời chúc tụng về…

How are things with you?/ What’s up?/ How are you? / How was your holiday?

Mọi thứ rứa nào?/ Sao rồi?/ các bạn có khỏe không?/ Kì nghỉ ngơi vừa rồi của khách hàng thế nào?

I’m sorry I haven’t written for a while...

Mình xin lỗi vị lâu rồi chưa viết thư đến bạn…

It was great khổng lồ hear from you again.

Thật tốt khi lại rất có thể nghe tin tức về bạn.

Chuẩn bị kết thư

I look forward to lớn hear from you without delay.

Tôi muốn phản hồi của ông/ bà sẽ sẽ tiến hành đưa ra mà không có sự trì hoãn nào.

Xem thêm: 'Anh Hang Xom Tốt Bụng' Search, Anh Hàng Xóm Tốt Bụng

Hope khổng lồ hear from you soon.

Mong sớm nhận được thư của cậu.

I look forward to lớn meeting you.

Tôi mong muốn sớm được gặp ông/ bà

Looking forward to seeing you/ hearing from you.

Mong là mình đang được gặp gỡ bạn sớm/ biết tin tức về cậu sớm.

I hope to hear from you at your earliest convenience.

Tôi mong muốn sẽ dìm được phản hồi từ ông/ bà nhanh chóng nhất hoàn toàn có thể trong năng lực của ông/ bà.

I can’t wait lớn meet up soon.

Mình bắt buộc đợi mang đến khi chúng ta gặp nhau.

Write back soon. (Nhớ viết lại sớm nhé.) 

Chào kết thư

Yours faithfully

Nếu bắt đầu thư bằng “Kính nhờ cất hộ Ngài/ Bà’, dứt thư với “Trân trọng”.

Best wishes.

Dành cho mình những lời chúc giỏi đẹp nhất.

Your sincerely

Nếu bắt đầu với “Kính gởi Ông/ Bà…”, kết thư với “Thân (Chân thành)”.

Love. (Yêu bạn.)

Regards/ Best regards/ Kind regards.

Trân trọng.

All the best. (Mọi điều xuất sắc nhất.)

Xxx. (Hôn bạn)

 

Xoxo. (Ôm cùng hôn bạn.)

Keep in touch. (Giữ liên hệ nhé!)

 

Lưu ý: Nếu viết email, bạn phải đặt Tiêu đề (subject) mang lại email trước lúc gửi đi. Tiêu đề e-mail cần ngắn gọn, nêu rõ giữa trung tâm của nội dung, tranh để tiêu đề thiếu thốn nội dung, vượt mơ hồ nước hoặc vượt dài, nhắc nhở ra không ít chủ đề hoặc cho thấy thêm email ko quan trọng.

3. Những mẫu câu thịnh hành trong 

➢ Trình bày vì sao viết email

Sau phần kính chào hỏi thông thường, chúng ta nên trình diễn lí do viết email ở chỗ mở đầu. Một vài mẫu câu chúng ta cũng có thể áp dụng là:

I am writing khổng lồ you regarding…/ in connection with…

Tôi viết thư điện tử này để liên hệ về vấn đề…

Further to…/ With reference to…

Liên quan cho việc…

I am writing khổng lồ you on behalf of…

Tôi vắt mặt…viết thư điện tử này để…

Might I take a moment of your time to…

Xin ông / bà / công ty chất nhận được tôi…(đây là giải pháp viết khôn cùng trang trọng, hay sử dụng trong trước tiên tiên liên hệ với đối tác)

➢ Đưa ra lời đề nghị, yêu thương cầu

Là một trong các hai nội dung thông dụng nhất lúc viết email dịch vụ thương mại bằng giờ Anh, lời đề nghị, yêu cầu trong email cần phải lịch sự, chuyên nghiệp hóa và cụ thể để kị nhầm lẫn. Bốn mẫu câu thông dụng gồm:

I would appreciate it / be grateful if you could send more detailed information about…

Tôi vô cùng cảm kích ví như ông/ bà/ công ty hoàn toàn có thể cung cấp cho thêm thông tin cụ thể về…

Would you mind…? / Would you be so kind as to…?

Xin ông/ bà/ công ty vui lòng…

We are interested in…and we would lượt thích to…

Chúng tôi rất thân thương đến… với muốn…

We carefully consider…and it is our intention to…

Chúng tôi đã cẩn thận xem xét… và mong ước được…

 

*

➢ Xin lỗi tín đồ nhận email

Trong quy trình cộng tác, khiếp doanh, chắc chắn sẽ không tránh khỏi những vụ việc phát sinh xung quanh ý muốn. Để đưa ra lời xin lỗi chân thành nhưng vẫn chuẩn mực, bạn có thể tham khảo:

We regret / are sorry lớn inform you that…

Chúng tôi hết sức tiếc phải thông tin với bạn rằng…

Please accept our sincere apologies for…

Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi thật tâm về…

We truly understand and apologize for…you are given due to…

Chúng tôi trọn vẹn hiểu cùng xin lỗi về những phiền phức đã gây ra cho người tiêu dùng do…

I promise this case will never happen again and it is our pleasure if you could accept…as a humble compensation.

Tôi xin hứa sự việc này sẽ không tái diễn và rất mong muốn ông / bà hoàn toàn có thể chấp nhận…. Như 1 khoản bồi thường.

➢ Đề cập mang đến tài liệu đính kèm

Thông thường khi gửi e-mail thương mại, chúng ta rất hay gắn thêm kèm các tài liệu liên quan. Để thông báo, đề cập nhở bạn nhận không loại trừ phần này, bạn nên nói:

Please find attached…

Xin xem xét đến….đã được đính kèm trong email.

Attached you will find…

Bạn đã tìm thấy…được đi cùng trong thư điện tử này.

I am sending you…as an attachment.

Tôi đã đính kèm…

Can you please sign and return the attached contract by next Friday?

Xin vui lòng ký với gửi lại bạn dạng hợp đồng đính kèm trước sản phẩm công nghệ 6 tuần sau (với bí quyết này, các bạn sẽ có thể ăn kèm thêm cồn từ.)

➢ ngừng email

Cuối cùng, để tỏ rõ thiện chí, chúng ta không nên hoàn thành email thương mại dịch vụ bằng một lời chào solo giản. Thế vào đó, hãy duy trì liên lạc với những người nhận theo các cách như:

Should you need any further information, please vì chưng not hesitate to contact me.

Nếu có bất kỳ vấn đề gì, xin chớ ngần ngại contact với tôi.

I trust the above detail resolves your queries. Please feel không lấy phí to contact us if we can be of further assistance.

Tôi hy vọng email này đã giải đáp thắc mắc của bạn. Nếu công ty chúng tôi có thể hỗ trợ gì thêm, xin hãy liên hệ.

Please reply once you have the chance to…

Xin hãy hồi âm ngay khi chúng ta đã…

We appreciate your help in this matter & look forward lớn hearing from you soon.

Lời kết:

Hy vọng cùng với những share trên của tamsukhuya.com, đang giúp các bạn có một định hướng ví dụ cho e-mail của mình. Cùng giải pháp viết email tiếng anh chuyên nghiệp hóa nhất, góp tăng hiệu quả trong công việc của mình.