Mục lục thành phần tài liệu trong hồ sơ

     

Hướng dẫn 17-HD/VPTW của Ban Chấp hành tw quy định về lập hồ nước sơ cùng nộp giữ hồ sơ, tư liệu vào tàng trữ cơ quan; kèm theo là những biểu mẫu giao hàng cho công tác lưu trữ như sau:


*
Mục lục bài viết

 

Phụ lục số 1: Mẫu hạng mục hồ sơ

- Số, cam kết hiệu của hồ sơ bao gồm số, cam kết hiệu của đề mục bự và số máy tự tiêu đề làm hồ sơ trong hạng mục hồ sơ.

Bạn đang xem: Mục lục thành phần tài liệu trong hồ sơ

- Số làm hồ sơ được hiển thị bằng chữ số Ả-rập;

- cam kết hiệu của đề mục lớn được hiển thị bằng các chữ viết tắt. Chữ viết tắt của những đề mục béo trong hạng mục hồ sơ bởi cơ quan, tổ chức triển khai quy định nhưng yêu cầu ngắn gọn, dễ hiểu, dễ dàng nhớ.

Ví dụ: TH.01.

- bài toán đánh số hồ nước sơ rất có thể áp dụng 1 trong các hai phương pháp sau:

+ Số của hồ sơ được đánh tiếp tục trong toàn Danh mục; bắt đầu từ số 01.

+ Số của làm hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.

Phụ lục số 2: mẫu mục lục văn bản, tài liệu

Viết mục lục văn bản, tài liệu là ghi những thông tin về từng văn bản, tài liệu tất cả trong làm hồ sơ vào tờ "Mục lục văn bản, tài liệu" nhằm thống kê và cố định và thắt chặt thứ tự hồ hết văn bản, tư liệu đã được sắp đến xếp, đánh số. Cần viết đủ, đúng đắn các thành phần cần thiết của văn bản, tư liệu vào mục lục. Mục lục văn bản, tài liệu nếu các trang yêu cầu được đặt số trang riêng rẽ và đặt làm việc đầu hồ nước sơ, ngay lập tức sau tờ bìa.

Xem thêm: Tử Vi Năm 2018 Tuổi Tân Mùi 2018 Tuổi Tân Mùi Sinh Năm 1991 (Nam Mạng)

Khi lập Mục lục văn bản, tài liệu nên thực hiện chương trình Microsoft Office Excel, theo mẫu thống tuyệt nhất của Cục lưu trữ Văn phòng tw Đảng.

Phụ lục số 3: Mẫu triệu chứng từ kết thúc

Viết bệnh từ ngừng là ghi đủ, đúng số trang tài liệu, chú ý cộng thêm các trang trùng số, trừ bớt các trang khuyết số, ghi ví dụ đặc điểm (viết tay, vật tư chế tác, bốn liệu gắn kèm...) và triệu chứng vật lý (mốc, ố, mủn, nhàu nát...) nếu tất cả của từng trang, từng văn bản, tài liệu với ghi tháng ngày lập làm hồ sơ vào tờ "Chứng trường đoản cú kết thúc". Fan biên mục hồ nước sơ buộc phải ký xác thực vào triệu chứng từ. Tờ bệnh từ kết thúc được đặt ở cuối hồ sơ.

Tờ hội chứng từ kết thúc theo mẫu thống độc nhất của Cục lưu trữ Văn phòng tw Đảng.

Phụ lục số 4: mẫu bìa hồ sơ

Viết bìa làm hồ sơ là ghi đủ, đúng, đúng đắn các thông tin: thương hiệu phông; tên solo vị, tổ chức triển khai (nếu có); tiêu đề hồ sơ (đvbq); thời gian bắt đầu và xong xuôi của hồ sơ (đvbq); con số trang; số phông, số mục lục, số tài liệu (viết tạm bằng bút chì) và thời hạn bảo vệ của hồ sơ (đvbq).

Lưu ý:

+ Chữ viết trên bìa hồ nước sơ cần rõ ràng, sạch đẹp, bởi mực giỏi khó phai, chỉ được viết tắt phần lớn từ đã được quy ước.

+ Tiêu đề hồ sơ nên viết ngắn gọn, rõ ràng, khái quát nội dung cơ bản và yếu tắc tài liệu có trong hồ nước sơ. Các yếu tố thông tin cơ bạn dạng trong tiêu đề hồ sơ gồm: tên loại, tác giả, nội dung, địa điểm và thời gian tài liệu bao gồm trong hồ nước sơ. Trơ thổ địa tự sắp xếp những yếu tố thông tin trên có thể thay đổi, thêm sút tùy nằm trong vào các đặc trưng được vận dụng để lập hồ sơ.