Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
Bạn đang xem: Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
(Tiếp theo và hết)
II. ĐỀ XUẤT NỘI DUNG XÂY DỰNG KHO LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
1. Mục tiêu chung
phát hành kho tàng trữ điện tử (có năng lực thu thập, làm chủ và khai thác tài liệu dưới dạng điện tử): tạo ra phần mềm làm chủ kho lưu trữ điện tử thỏa mãn nhu cầu tiêu chuẩn chỉnh quốc tế (ISO) và nước nhà (nếu có); bảo đảm các điều kiện quan trọng khác về cửa hàng pháp lý, hạ tầng kỹ thuật, tổ chức triển khai và con bạn để vận hành, khai thác có hiệu quả; bước đầu tiên đưa 1 phần tài liệu lưu trữ lịch sử hào hùng vào vận hành, khai thác, nhằm mục tiêu góp phần cải thiện chất lượng, tác dụng công tác cai quản và khai thác tài liệu lưu giữ trữ ở trong nhà nước trước mắt cùng lâu dài, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành và công tác nghiên cứu và phân tích lịch sử, nghiên cứu và phân tích khoa học tập và những yêu cầu sử dụng của tín đồ dân, công ty theo luật của pháp luật.
2. Mục tiêu cụ thể
- Xây dựng các quy định, chỉ dẫn cho việc triển khai rõ ràng các các bước thu thập, vấp ngã sung, lưu giữ trữ, thống trị dữ liệu, khai thác sử dụng, quản lí trị và lập kế hoạch cho việc bảo vệ lâu dài những hồ sơ điện tử, tài liệu năng lượng điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn của những Lưu trữ định kỳ sử;
- Nghiên cứu, xây dựng những tiêu chuẩn dữ liệu, phần mềm “Quản lý Kho lưu trữ điện tử” thích hợp để tích lũy (bao tất cả cả số hoá), quản lý chặt chẽ và giao hàng khai thác kịp lúc mọi một số loại hồ sơ tài liệu năng lượng điện tử thuộc thẩm quyền thu thập và thống trị của các Lưu trữ lịch sử hào hùng liên quan mang lại tài liệu tàng trữ lịch sử, đảm bảo an toàn tính toàn vẹn, xác thực, tin cậy, khả dụng của làm hồ sơ tài liệu điện tử được tàng trữ mà không nhờ vào vào bất kể phần cứng hoặc ứng dụng đặc thù nào;
- Xây dựng những quy định, tài liệu hướng dẫn cho vấn đề cài đặt, cấu hình, quản lý và vận hành quản trị, bảo trì hệ thống;
- đảm bảo hạ tầng kỹ thuật (máy công ty ứng dụng, sever web, đồ vật lưu trữ) cho việc cài đặt, quản lý và vận hành Trung vai trung phong dữ liệu, ship hàng việc quản ngại lý, thực hiện quy mô dữ liệu nêu bên trên và sẵn sàng mở rộng, thỏa mãn nhu cầu yêu cầu quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ trong tương lai;
- chuyển giao công nghệ, tập huấn cho người sử dụng đáp ứng nhu cầu yêu cầu quản lý hệ thống Kho tàng trữ điện tử theo như đúng các tác dụng và yêu cầu đã được thiết kế.
3. Yêu thương cầu
- Đáp ứng yêu cầu tiếp nhận, làm chủ và sử dụng vĩnh viễn tài liệu tàng trữ Phông lưu trữ nhà nước (dung lượng ko hạn chế);
- Tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc của pháp luật, phù hợp với những tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn chỉnh nghiệp vụ lưu trữ (tiêu chuẩn chỉnh ngành), tiêu chuẩn an toàn thông tin và dữ liệu có liên quan tới cai quản lý, bảo quản, lưu trử và áp dụng tài liệu, hồ sơ tàng trữ thuộc Phông lưu trữ nhà nước;
- Bảo đảm, phù hợp với công nghệ tiên tiến, tiêu chuẩn công nghiệp, hệ thống mở; được thiết lập và quản lý và vận hành trên hạ tầng technology thông tin và truyền thông media chung, thống nhất của các cơ quan bên nước; tương xứng với mô hình tổ chức, máy bộ và trình độ chuyên môn tiếp nhận, áp dụng của công chức, viên chức ngành lưu lại trữ.
4. Nội dung
- Xây dựng ứng dụng quản lý, áp dụng tài liệu lưu giữ trữ, đáp ứng yêu cầu số hoá, thu thập, lưu lại trữ, xử lý, áp dụng tài liệu giữ trữ tương tự như vận hành, khai thác trên mạng máy tính xách tay của ban ngành và mạng thông tin diện rộng;
- Xây dựng mức sử dụng và thực hiện chuyển đổi dữ liệu từ các cơ sở tài liệu cũ;
- Tập huấn, chuyển giao công nghệ;
- tạo và phát hành các quy định, tiến trình nghiệp vụ, tiêu chuẩn chỉnh dữ liệu phía tới cân xứng với xu hướng, tiêu chuẩn chỉnh trên cố giới đối với việc quản lý, thực hiện tài liệu lưu trữ điện tử.
5. Giải pháp
Về bản chất, kho tàng trữ điện tử là hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ điện tử, hoàn toàn có thể được thiết lập, vận hành, khai thác trên hạ tầng chuyên môn xử lý, tàng trữ và media của Trung tâm tài liệu (Data Center). Nhiều hệ thống thông tin năng lượng điện tử rất có thể được thiết lập, vận hành, khai quật trên và một (hạ tầng kỹ thuật) Trung tâm tài liệu để phục vụ yêu mong tác nghiệp, điều hành của nhiều cơ quan, tổ chức.
phần mềm chỉ là 1 trong yếu tố trong hệ thống, nhằm cung ứng và trợ giúp người dùng thực hiện tác nghiệp, vì thế, đầu tiên bọn họ sẽ mày mò về quy mô tham chiếu hệ thống lưu trữ mở OIAS. Sau đó là vụ việc liên quan lại đến hệ thống thông tin, phương án kỹ thuật. ở kề bên việc xây dựng, cải cách và phát triển phần mềm, mục tiêu đặc trưng là xây dựng các tiêu chuẩn mô tả thông tin, bước đầu cải tiến và xây dựng những quy trình chuyển động phù hợp.
Xem thêm: Viết Tài Liệu Thiết Kế Phần Mềm Chi Tiết Quản Lý Học Sinh Thpt Thạch Thành Ii
6. Yêu thương cầu bình thường đối vơi phần mềm
- phần mềm phải được thiết kế với và triển khai cân xứng với tiêu chuẩn ISO 14721: 2003 về mô hình khối hệ thống thông tin tàng trữ mở OAIS (Reference model Open Archive Information System); vận dụng những tiêu chuẩn quốc tế có liên quan tới việc xây dựng, tiến hành kho lưu trữ điện tử theo tế bào hình khối hệ thống thông tin lưu trữ mở;
- ứng dụng phải được thiết kế với và thực thi trên đại lý tuân thủ nghiêm ngặt các lao lý của pháp luật, phù hợp với những tiêu chuẩn chỉnh quốc gia, tiêu chuẩn chỉnh ngành có tương quan tới quản lý và tàng trữ tài liệu, hồ nước sơ tàng trữ thuộc Phông lưu trữ nhà nước;
- ứng dụng phải được thiết kế và triển khai tương xứng với yêu cầu cai quản dữ liệu ngày một tăng của tài liệu trực thuộc Phông tàng trữ nhà nước;
- ứng dụng phải được thiết kế theo phong cách và triển khai cân xứng với năng lượng của đội ngũ công chức, viên chức ngành lưu trữ trong việc chào đón chuyển giao technology và năng lực quản trị khối hệ thống Kho lưu trữ điện tử; phù hợp với khả năng đầu tư chi tiêu tài chính của phòng nước đến việc bảo trì và trở nên tân tiến kho lưu trữ điện tử;
- phần mềm phải gồm khả năng thiết đặt và quản lý và vận hành trên các hệ thống có quy mô mập (bao bao gồm nhiều sever và các thiết bị lưu lại trữ chuyên được dùng đối với lưu trữ quốc gia), bên cạnh đó cũng đáp ứng nhu cầu yêu cầu setup và quản lý trên các hệ thống qui mô nhỏ dại (đối với tàng trữ tỉnh);
- phần mềm phải có công dụng tích hợp dễ ợt với các khối hệ thống thông tin quản lý và điều hành tác nghiệp của các cơ quan nhà nước và các tổ chức chủ yếu trị làng hội.
7. Các quy trình vào OAIS
mô hình OAIS hỗ trợ mô tả tham chiếu các quy trình (trong OAIS điện thoại tư vấn là những chức năng) sau:
- Ingest: thu nộp, tiếp nhận tài liệu vào kho lưu trữ;
- Data management: cai quản trị dữ liệu;
- Archival store: quản trị kho giữ giữ, tùy chỉnh cấu hình cấu trúc kho lưu trữ và thống trị lưu trữ các đối tượng thông tin vào kho;
- Presevation planning: lập kế hoạch lưu trữ;
- Access: quản lý truy cập, khai thác;
- Administration: quản ngại trị.
8. Yêu thương cầu tác dụng của phần mềm
- Số hóa: thực trạng nhiều tài liệu tàng trữ chưa nghỉ ngơi dạng số, do thế, để mang vào Kho tàng trữ điện tử, hệ thống cần phải có phân hệ số hóa;
- Thu thập:
+ hệ thống có khả năng chấp nhận tất cả các loại hồ sơ điện tử, với các định dạng được hỗ trợ;
+ khối hệ thống cần cung ứng kiểm tra tính đầy đủ, đúng đắn, đồng bộ của hồ sơ được thu thập.
- quản trị dữ liệu:
+ khối hệ thống có khả năng làm chủ việc sắp đến xếp các hồ sơ như chế tạo lập, nhiều loại huỷ, sao chép, đóng gói hồ sơ tài liệu;
+ Hệ thống hỗ trợ khả năng cai quản dữ liệu quánh tả;
+ khối hệ thống có khả năng làm chủ dữ liệu theo vòng đời của hồ sơ tài liệu.
- quản trị Kho giữ trữ:
+ khối hệ thống cần bảo vệ khả năng lưu lại trữ các hồ sơ tài liệu;
+ Hệ thống hỗ trợ các công cụ cung cấp kiểm tra tính toàn vẹn của tài liệu được lưu giữ trữ;
+ khối hệ thống cần làm chủ định danh với vị trí của làm hồ sơ tài liệu trong kho;
+ hệ thống có khả năng thống trị sao lưu dự trữ (bảo đảm năng lực chống chịu đựng sự cố cũng giống như vận hành liên tục);
+ Hệ thống có tác dụng lưu trữ làm hồ sơ tài liệu dưới các định dạng khác nhau theo hiện tượng (phục vụ bảo hiểm tương tự như sử dụng).
- Sử dụng:
+ Hệ thống hỗ trợ các nhân kiệt tìm kiếm làm hồ sơ tài liệu được thống trị trong kho lưu trữ (tìm tìm trên các trường thông tin mô tả tương tự như nội dung với các định dạng được hỗ trợ);
+ Hệ thống hỗ trợ khả năng truy cập đến các tài nguyên theo các mức độ bình yên bảo mật khác nhau;
+ Hệ thống hỗ trợ khả năng kết xuất tác dụng theo định hình quy định;
+ Hệ thống có công dụng kiểm rà các truy cập sử dụng khoáng sản tuân thủ chế độ của tổ chức, thẩm quyền của các đối tượng sử dụng.
- quản trị hệ thống:
+ khối hệ thống cho phép cai quản các đối tượng người dùng;
+ Hệ thống hỗ trợ các chức năng report thống kê khác nhau;
+ khối hệ thống có chức năng làm chủ theo dõi nhật ký kết vận hành;
- Yêu cầu khác:
+ hệ thống có khả năng làm chủ dữ liệu không giống nhau: văn bản, hình ảnh, âm thanh;
+ Hệ thống an ninh bảo mật: bảo đảm an toàn hồ sơ tư liệu khỏi các truy cập phạm pháp cũng như phòng chịu những sự thay được chỉ ra, bảo đảm an toàn khả năng truy vấn liên tục cho tất cả những người dùng thích hợp pháp.
Để xúc tiến ứng dụng cntt trong công tác làm việc văn thư, tàng trữ một giải pháp thống nhất, hiệu quả, kiến nghị Cục Văn thư và tàng trữ nhà nước chủ trì, phối phù hợp với các cơ quan, tổ chức triển khai có liên quan tiếp tục nghiên cứu, xây dựng, ban hành văn phiên bản hướng dẫn nghiệp vụ hoặc trình cấp bao gồm thẩm quyền phát hành văn bản quy phi pháp luật nhằm hướng dẫn, quy định các nội dung nói trên quan trọng cần nhanh chóng xây dựng, trình cấp gồm thẩm quyền ban hành quy chuẩn kỹ thuật về định dạng tài liệu gói tin ship hàng kết nối, liên thông giữa những hệ thống: thống trị văn bạn dạng và điều hành; cai quản tài liệu tàng trữ điện tử tại lưu trữ cơ quan; thống trị tài liệu lưu trữ điện tử tại lưu trữ lịch sử./.
